Belangrijke informatie en richtlijnen voor groepsreservaties
Reserveer en bevestig tijdig!
Dikwijls is de ontgoocheling groot omdat de verblijfsmogelijkheden, de ferry of het vliegtuig voor de piekperiodes al lang volgeboekt zijn of omdat er geen dubbeldeksbussen meer te krijgen zijn. Een vroege optie en bevestiging voor verblijf en transport is dus meestal een noodzaak, ongeacht het juiste aantal deelnemers dat later nog steeds kan aangepast worden.
Het transport
E.L.S. treedt enkel op als reisbemiddelaar t.o.v. de transportmaatschappijen zodat bij schade of ongeval enkel de vervoersmaatschappij in gebreke kan gesteld worden. Elke vervoersmaatschappij heeft eigen reservatie- en annuleringsmodaliteiten die moeten gerespecteerd worden. Weet ook dat de transportmaatschappijen hun tarieven hebben berekend op de brandstofprijzen van 15.07.19. Bij sterke stijging der brandstofprijzen zijn aanpassingen dus steeds mogelijk.
De eigen bus
De busmaatschappijen waarmee E.L.S. al jaren samenwerkt hebben een ontegensprekelijke reputatie van degelijkheid, comfort en veiligheid en voldoen op alle gebied aan de normen opgelegd door de beroepsfederaties en de overheid. Tijdens de busreizen moeten overeenkomstig de verkeerswetgeving zowel leerlingen als volwassenen met veiligheidsgordels aangeklikt blijven zitten tot volledige stilstand van de bus.
De tarieven zijn berekend op basis van bussen van max. 49 zitplaatsen die meestal zonder problemen kunnen gereserveerd worden. Grotere bussen daarentegen zijn schaarser en moeten bijtijds worden vastgelegd. Indien b.v. in februari plots meer leerlingen beslissen deel te nemen aan de reis in april of mei is het niet zeker dat nog een dubbeldekker kan verkregen worden en eenmaal gereserveerd zijn ze soms ook moeilijker annuleerbaar indien dan toch minder leerlingen zouden deelnemen. Een wijziging van bus heeft dus steeds financiële implicaties die best kunnen vermeden worden door leerlingen bijtijds (met een voorschot) te laten inschrijven. Het is ook nuttig te weten dat bepaalde bussen met een grote capaciteit wegens hun afmetingen niet overal toegelaten zijn of op kleinere wegen moeilijk door kunnen zodat soms voor 2 bussen moet gekozen worden. Ook is de beenruimte en bagageruimte in zeer grote bussen dikwijls beperkter of is de bagageruimte kleiner.
In sommige steden zijn de parkingkosten ongemeen hoog zodat die wel invloed kunnen hebben op het totaalbudget; net zoals de dagelijkse taks voor het binnenrijden van een lage-emissiezon (LEZ en ULEZ); ze worden, tenzij anders vermeld, verrekend in het prijsvoorstel van zodra het definitieve programma en de reisroute is vastgelegd.
De naleving van de Europese reglementering inzake rij- en rusttijden wordt heel streng gecontroleerd en heeft een invloed op het programma, maar ook op het totaalbudget. Het betreft de maximum toegelaten dag- en weekprestatie van een chauffeur, zijn verplichte rusttijd onderweg en ’s nachts. Indien de uitstap langer zou duren of bij nachtritten is een tweede chauffeur noodzakelijk, maar ook dan is er een beperking. Zo ook is een chauffeur die zijn dienst later beëindigt dan 23u ’s anderendaags niet meer inzetbaar en zal de maatschappij die kost aanrekenen. Uw definitief programma zal dus het budget bepalen of omgekeerd, u kan het programma bepalen binnen de beperkingen van uw budget.
Verplaatsingen binnen de Europese metropolen verlopen zeer stroef, brengen veel tijdverlies mee zodat we het gebruik van het openbaar vervoer aanraden, vooral dan in London of Parijs.
De trein of de lijnbus
Het aantal plaatsen aan bijzonder tarief is beperkt, varieert naargelang de bestemming, de trein (uur) en wordt best 6 tot zelfs 10 maanden voor vertrek gereserveerd om nog kans te maken het jongerentarief te verkrijgen. De bijkomende volwassenen (meer dan 1 / 10) worden door de maatschappijen aan een hoger tarief gerekend en voor sommige treinen (op piekdagen of piekuren) is geen jongerentarief verkrijgbaar. De prijsstructuren van de vervoersmaatschappijen kunnen steeds wijzigen alsook de treinen waarop (beperkt) een bijzonder tarief kan toegepast worden.
Na uitgifte (varieert naargelang bestemming en maatschappij) zijn biljetten aan bijzonder tarief niet meer annuleerbaar. Tenzij anders vermeld is dan slechts 1 gratis begeleider per 15 betalende deelnemers toegestaan. Voor de Thalys naar Parijs en de Eurostar naar Londen kan 1 leerkracht per 10 leerlingen gratis mee en na definitieve reservatie wordt slechts éénmaal een beperkte wijziging in aantal toegestaan. De check in voor de Eurostar is steeds minstens 1 uur voor vertrek.
Het vliegtuig
Ook een vlucht kan bij heel vroege reservatie budgetvriendelijk zijn. Vliegtuigplaatsen worden duurder naargelang het vliegtuig verder bezet geraakt. Groepstarieven zijn een gemiddelde prijs (prijs- en plaatsgarantie meestal max. 48 uren), die wel iets hoger liggen dan bij individuele reservatie maar met het voordeel dat tot 35 dagen voor vertrek tot 10% kan geannuleerd worden. Sommige groepen verkiezen een goedkopere individuele reservatie die slechts kan doorgaan na betaling van de volledige vluchtprijs en taksen en opgave van de passagierslijst. Annuleringen zijn dan niet meer mogelijk, wel soms een passagierswissel mits toeslag. Tenzij anders vermeld in de overeenkomst is er bij vliegreizen slechts 1 gratis begeleider per 20 betalende deelnemers. De check in is minimum 2 uur voor vertrek. Vanaf bevestiging ligt de vluchtprijs zelf vast, maar luchthaven-, veiligheids- en bagagetaksen evenals brandstoftoeslagen kunnen later steeds aangepast worden.
De ferry
De overtochten voor de Calais – Dover route zijn gereserveerd op vaste uren in functie van het definitieve programma. De aanmelding bij de check-in gebeurt nu wegens de strenge controles ten laatste 1,5 uur voor vertrek. De volledige namenlijst opgemaakt op de toegezonden formulieren worden bij het inchecken afgegeven en elkeen houdt zijn identiteitsbewijs beschikbaar. Bij latere aanmelding kan het zijn dat de bus niet meer wordt toegelaten op de ferry en u pas op de eerstvolgende met vrije plaatsen kan inchecken. Het niet respecteren van de timing (vooral bij terugreis) kan dus resulteren in een urenlange wachttijd, maar ook in het overschrijden van de maximum toegestane dagprestatie waardoor een tweede chauffeur zal moeten opkomen. Dit heeft uiteraard zware financiële implicaties voor de groep.
Ook op de route naar Hull of Newcastle gebeurt de check in ten laatste een anderhalf uur voor vertrek. De ferrymaatschappijen hanteren verschillende tarieven per hut (4 personen) naargelang laag-, tussen- of hoogseizoen en de afvaartdagen. De leeftijd der jongeren zal eveneens het toegekende tarief bepalen.
De niet ingenomen plaatsen in een gedeeltelijk bezette cabine worden door de maatschappij steeds in rekening gebracht en er is eveneens een supplement voor buitencabines. Een volledige namenlijst met opgave van geboortedatum en nummer identiteitskaart wordt ons ten laatste zes weken voor de eerste afvaart per e-mail overgemaakt.
Het verblijf
Om budgettaire redenen verblijven schoolgroepen liever in een jeugdherberg of vakantiecentrum, een studenten- of budgethotel* maar in het laagseizoen zijn een toeristenhotel** of zelfs een comforthotel*** ook dikwijls betaalbaar. Budgethostels in Londen zijn heel ‘basic’, soms met eigen sanitair, soms met gemeenschappelijk sanitair op de gang en het ontbijt is er dikwijls karig. Gelijkwaardige jeugdherbergen, hotels of gastgezinnen kunnen naargelang de locatie, de periode en de bezettingsgraad totaal verschillende tarieven en annuleringsvoorwaarden hanteren die gevoelig van elkaar kunnen verschillen. Er wordt dus steeds een prijs berekend op basis van de beschikbare accommodatie en toegepaste tarieven op de gekozen reisdata. Sommige hotels en hostels aanvaarden geen groepsverblijf van slechts 1 nacht op vrijdag of zaterdag, noch heel grote groepen en bijna alle eisen bij aankomst een financiële waarborg per persoon (in cash of per kredietkaart) die bij vertrek integraal wordt terugbetaald indien geen schade wordt vastgesteld. Het is overal de regel dat niet belegde bedden in een kamer voluit worden aangerekend.
Een verblijf bij een geselecteerd gastgezin (min. 2 nachten, soms ook min. 3 nachten) met 2 tot 5 leerlingen per gezin, is gezien het vol pension zeer budgetvriendelijk en een formule die de begeleidende leerkrachten een grotere flexibiliteit biedt. Let wel dat de tarieven op basis zijn van jongeren tot en met 17 jaar; leerlingen van 18 worden als volwassenen beschouwd en verblijven aan een iets hoger tarief evenals de bijkomende begeleiders (boven de 1 / 10 verhouding). Deze regeling is heel strikt voor gastgezinnen en ook voor jeugdherbergen. Bij bevestiging zou derhalve de namenlijst der leerlingen met geboortedatum moeten toegestuurd worden.
Groepstarieven gelden meestal vanaf 15, soms vanaf 20 deelnemers. Leerlingen en studenten verblijven doorgaans in meerpersoonskamers met gemeenschappelijk sanitair en douches of met volledig sanitair op de kamers (keuze volgens budget). Lakens zijn er steeds voorzien, handdoeken meestal niet (behalve in ***hotels). Leerkrachten krijgen in de regel een dubbele kamer met eigen voorzieningen, maar in enkele jeugdherbergen kan daar uitzonderlijk van afgeweken worden. Voor enkele kamers wordt echter steeds een supplement aangerekend alsook voor de bijkomende volwassenen (meer dan 1 per 10 leerlingen). Half pension start bij het avondmaal voorafgaand aan de eerste overnachting in het hotel, de jeugdherberg of bij het gastgezin en eindigt bij het ontbijt na de laatste overnachting. Bij vol pension wordt, tenzij anders bepaald, een lunchpakket meegegeven na het ontbijt. Let wel dat overal (jeugdherbergen, hotels, gastgezinnen, …) een algemeen rookverbod geldt en een verbod op alcoholconsumptie voor minderjarigen.
Opties worden best voor een geschat maximum aantal deelnemers genomen; verminderen kan eenvoudig, maar een kamer bij krijgen is soms heel moeilijk. Let wel dat een verkregen optie niet steeds een garantie is dat de plaatsen niet worden ingenomen door iemand anders die eerder bevestigt. Eens definitief gereserveerd kan heel dikwijls tot 6 weken voor vertrek nog een beperkt aantal deelnemers zonder kosten geannuleerd worden.
Het programma en de bezoeken
Het is absoluut noodzakelijk om kort na de bevestiging (en liefst nog vooraf) het programma definitief vast te leggen, zodat de juiste prijs voor het transport kan bepaald worden. Indien het programma een ommetje van b.v. honderd kilometer voorziet of een tolbrug, dan wordt dit uiteraard in het totaalbudget verrekend. De meeste bezoeken moeten trouwens ook lang bij voorbaat gereserveerd worden om de juiste ‘time slots’ te krijgen zodat de ganse timing van het programma niet in het gedrang zou komen. De vooropgestelde timing moet nauwgezet gevolgd worden en een vastgelegd bezoek op een bepaald uur heeft voorrang op elke andere activiteit. Je kan een bevestigd bezoek ook niet zo maar op het laatste ogenblik annuleren want ook bij een ‘no show’ worden de toegangen steeds aangerekend.
De toegangen zijn nooit in de prijzen begrepen en worden - tenzij anders bepaald - steeds door u ter plaatse geregeld. Heel wat bezoeken zijn voor leerlingen van het secundair gratis of aan een verminderd tarief (meestal tot en met 15, soms tot 17 jaar). Wij reserveren voor zover mogelijk alle bezoeken binnen uw pedagogisch programma, maar soms moet het door de school gebeuren om een verminderd tarief te verkrijgen of om gratis toegelaten te worden. Weet ook dat toegangsprijzen variëren volgens leeftijdsgroep, steeds kunnen aangepast worden en er heel uiteenlopende regels zijn. Soms zijn leerkrachten gratis, soms slechts enkele en soms moeten ze de volle toegangsprijs betalen. Sommige bezoeken moeten bij hun reservatie volledig betaald worden door de school zelf om de sterk gereduceerde schooltarieven te krijgen (b.v. de Tower of London, het kasteel van Versailles, e.a.) of eenvoudig om de reservatie van de bezoektijd te kunnen behouden.
Ook biljetten voor musical, concert, toneel of sportmanifestaties moeten bij reservatie volledig betaald worden om van de gunstige tarieven te kunnen genieten maar zijn wegens hun bijzonder laag tarief na bevestiging niet meer annuleerbaar.
Prijzen, betalingen en reisdocumenten
De basisbudgetten na aanvraag, zijn in de eerste plaats als richtlijn bedoeld, op basis van een programmavoorbeeld in de brochure (zonder toegangen) en rekening houdend met de vreemde muntenkoers op 15.07.19. Zij vormen nog geen totaalpakket met alles erop en eraan en omvatten enkel het transport en het verblijf op de gekozen datum voor een bepaald aantal deelnemers. Elke school- of studiereis is immers op maat gesneden in functie van de reisdata, het juiste aantal leerlingen en volwassenen, de kamer- en cabineverdeling, de gekozen en/of beschikbare accommodatie, het definitieve programma, de transportkeuze, de reisweg en de uitstappen zodat het uiteindelijk totaalbudget kan afwijken van de basisrichtprijzen. Elke dienstverlening (transport, verblijf, bezoeken, stages, taallessen) wordt immers afzonderlijk voor uw groep bekeken en berekend.
Slechts na betaling van het gevraagde voorschot kan de optie omgezet worden in een definitieve reservatie en kan de bevestiging worden overgemaakt. Voor sommige periodes kunnen de verkregen opties zeer kort zijn zodat heel vlug definitief moet bevestigd worden. Het saldo voor alle groepsreizen moet ten laatste 6 weken voor de afreis worden voldaan. Dan pas kunnen de reisdocumenten en biljetten op kantoor afgehaald worden. Zij kunnen op uitdrukkelijk verzoek, doch op verantwoordelijkheid van de opdrachtgever, per post verstuurd worden. Transport- en toegangsbiljetten die niet werden afgehaald, worden voor de veiligheid op kosten van de bestemmeling per koerierdienst verstuurd.
Reisdocumenten en verzekeringen
Belgen hebben voor onze extra-muros activiteiten binnen de Schengenzone van de E.U. slechts een geldige identiteitskaart nodig en voor minderjarigen een door de ouders of voogd ondertekende toelating om naar het buitenland te reizen. Voor niet-Belgen consulteert u steeds de consulaire diensten van het thuisland alsook de ambassade of het consulaat van het te bezoeken land welke reisdocumenten vereist worden en of een visumplicht voorhanden is. Alle reisdocumenten worden best lang vooraf gecontroleerd en moeten steeds geldig zijn tot drie maanden na de terugreis.
Vergewis u steeds of de individuele en groepsverzekeringen wel in orde zijn en voldoende dekking bieden: ziekteverzekering langs mutualiteit, ongevallenverzekering (en eventueel annuleringsverzekering) van de school (maatschappij op de hoogte brengen), of de aansprakelijkheidsverzekering afgesloten door de ouders (‘familiale’). Annuleringen om welke reden ook, ongevallen, ziektes of voorvallen die tot annulering van een deelnemer zouden kunnen leiden, moeten onmiddellijk na kennisname gemeld worden zodat de kosten kunnen beperkt worden.
Gratis begeleiding
Tenzij anders vermeld in de prijslijst of de overeenkomst, kan bij busreizen maximaal 1 leerkracht gratis mee per 10 leerlingen, bij een treinreis 1 per 15 en bij een vliegreis 1 per 20 en dit op basis van accommodatie in kamers van 2 of 3. Deze regel geldt enkel voor leerkrachten die hun leerlingen pedagogisch begeleiden. Leerlingen, stagiairs of andere volwassenen komen hiervoor niet in aanmerking. Een andere regeling kan op aanvraag in de overeenkomst worden bepaald.
Conform Art.36 van de Reiscontractenwet is E.L.S. door Europese Goederen en Reisbagage Verzekeringsmaat-schappij n.v., Tweekerkenstraat 14, 1000 Brussel, verzekerd om bij financieel onvermogen zijn verplichtingen jegens de reiziger na te komen.
Reserveer en bevestig tijdig!
Dikwijls is de ontgoocheling groot omdat de verblijfsmogelijkheden, de ferry of het vliegtuig voor de piekperiodes al lang volgeboekt zijn of omdat er geen dubbeldeksbussen meer te krijgen zijn. Een vroege optie en bevestiging voor verblijf en transport is dus meestal een noodzaak, ongeacht het juiste aantal deelnemers dat later nog steeds kan aangepast worden.
Het transport
E.L.S. treedt enkel op als reisbemiddelaar t.o.v. de transportmaatschappijen zodat bij schade of ongeval enkel de vervoersmaatschappij in gebreke kan gesteld worden. Elke vervoersmaatschappij heeft eigen reservatie- en annuleringsmodaliteiten die moeten gerespecteerd worden. Weet ook dat de transportmaatschappijen hun tarieven hebben berekend op de brandstofprijzen van 15.07.19. Bij sterke stijging der brandstofprijzen zijn aanpassingen dus steeds mogelijk.
De eigen bus
De busmaatschappijen waarmee E.L.S. al jaren samenwerkt hebben een ontegensprekelijke reputatie van degelijkheid, comfort en veiligheid en voldoen op alle gebied aan de normen opgelegd door de beroepsfederaties en de overheid. Tijdens de busreizen moeten overeenkomstig de verkeerswetgeving zowel leerlingen als volwassenen met veiligheidsgordels aangeklikt blijven zitten tot volledige stilstand van de bus.
De tarieven zijn berekend op basis van bussen van max. 49 zitplaatsen die meestal zonder problemen kunnen gereserveerd worden. Grotere bussen daarentegen zijn schaarser en moeten bijtijds worden vastgelegd. Indien b.v. in februari plots meer leerlingen beslissen deel te nemen aan de reis in april of mei is het niet zeker dat nog een dubbeldekker kan verkregen worden en eenmaal gereserveerd zijn ze soms ook moeilijker annuleerbaar indien dan toch minder leerlingen zouden deelnemen. Een wijziging van bus heeft dus steeds financiële implicaties die best kunnen vermeden worden door leerlingen bijtijds (met een voorschot) te laten inschrijven. Het is ook nuttig te weten dat bepaalde bussen met een grote capaciteit wegens hun afmetingen niet overal toegelaten zijn of op kleinere wegen moeilijk door kunnen zodat soms voor 2 bussen moet gekozen worden. Ook is de beenruimte en bagageruimte in zeer grote bussen dikwijls beperkter of is de bagageruimte kleiner.
In sommige steden zijn de parkingkosten ongemeen hoog zodat die wel invloed kunnen hebben op het totaalbudget; net zoals de dagelijkse taks voor het binnenrijden van een lage-emissiezon (LEZ en ULEZ); ze worden, tenzij anders vermeld, verrekend in het prijsvoorstel van zodra het definitieve programma en de reisroute is vastgelegd.
De naleving van de Europese reglementering inzake rij- en rusttijden wordt heel streng gecontroleerd en heeft een invloed op het programma, maar ook op het totaalbudget. Het betreft de maximum toegelaten dag- en weekprestatie van een chauffeur, zijn verplichte rusttijd onderweg en ’s nachts. Indien de uitstap langer zou duren of bij nachtritten is een tweede chauffeur noodzakelijk, maar ook dan is er een beperking. Zo ook is een chauffeur die zijn dienst later beëindigt dan 23u ’s anderendaags niet meer inzetbaar en zal de maatschappij die kost aanrekenen. Uw definitief programma zal dus het budget bepalen of omgekeerd, u kan het programma bepalen binnen de beperkingen van uw budget.
Verplaatsingen binnen de Europese metropolen verlopen zeer stroef, brengen veel tijdverlies mee zodat we het gebruik van het openbaar vervoer aanraden, vooral dan in London of Parijs.
De trein of de lijnbus
Het aantal plaatsen aan bijzonder tarief is beperkt, varieert naargelang de bestemming, de trein (uur) en wordt best 6 tot zelfs 10 maanden voor vertrek gereserveerd om nog kans te maken het jongerentarief te verkrijgen. De bijkomende volwassenen (meer dan 1 / 10) worden door de maatschappijen aan een hoger tarief gerekend en voor sommige treinen (op piekdagen of piekuren) is geen jongerentarief verkrijgbaar. De prijsstructuren van de vervoersmaatschappijen kunnen steeds wijzigen alsook de treinen waarop (beperkt) een bijzonder tarief kan toegepast worden.
Na uitgifte (varieert naargelang bestemming en maatschappij) zijn biljetten aan bijzonder tarief niet meer annuleerbaar. Tenzij anders vermeld is dan slechts 1 gratis begeleider per 15 betalende deelnemers toegestaan. Voor de Thalys naar Parijs en de Eurostar naar Londen kan 1 leerkracht per 10 leerlingen gratis mee en na definitieve reservatie wordt slechts éénmaal een beperkte wijziging in aantal toegestaan. De check in voor de Eurostar is steeds minstens 1 uur voor vertrek.
Het vliegtuig
Ook een vlucht kan bij heel vroege reservatie budgetvriendelijk zijn. Vliegtuigplaatsen worden duurder naargelang het vliegtuig verder bezet geraakt. Groepstarieven zijn een gemiddelde prijs (prijs- en plaatsgarantie meestal max. 48 uren), die wel iets hoger liggen dan bij individuele reservatie maar met het voordeel dat tot 35 dagen voor vertrek tot 10% kan geannuleerd worden. Sommige groepen verkiezen een goedkopere individuele reservatie die slechts kan doorgaan na betaling van de volledige vluchtprijs en taksen en opgave van de passagierslijst. Annuleringen zijn dan niet meer mogelijk, wel soms een passagierswissel mits toeslag. Tenzij anders vermeld in de overeenkomst is er bij vliegreizen slechts 1 gratis begeleider per 20 betalende deelnemers. De check in is minimum 2 uur voor vertrek. Vanaf bevestiging ligt de vluchtprijs zelf vast, maar luchthaven-, veiligheids- en bagagetaksen evenals brandstoftoeslagen kunnen later steeds aangepast worden.
De ferry
De overtochten voor de Calais – Dover route zijn gereserveerd op vaste uren in functie van het definitieve programma. De aanmelding bij de check-in gebeurt nu wegens de strenge controles ten laatste 1,5 uur voor vertrek. De volledige namenlijst opgemaakt op de toegezonden formulieren worden bij het inchecken afgegeven en elkeen houdt zijn identiteitsbewijs beschikbaar. Bij latere aanmelding kan het zijn dat de bus niet meer wordt toegelaten op de ferry en u pas op de eerstvolgende met vrije plaatsen kan inchecken. Het niet respecteren van de timing (vooral bij terugreis) kan dus resulteren in een urenlange wachttijd, maar ook in het overschrijden van de maximum toegestane dagprestatie waardoor een tweede chauffeur zal moeten opkomen. Dit heeft uiteraard zware financiële implicaties voor de groep.
Ook op de route naar Hull of Newcastle gebeurt de check in ten laatste een anderhalf uur voor vertrek. De ferrymaatschappijen hanteren verschillende tarieven per hut (4 personen) naargelang laag-, tussen- of hoogseizoen en de afvaartdagen. De leeftijd der jongeren zal eveneens het toegekende tarief bepalen.
De niet ingenomen plaatsen in een gedeeltelijk bezette cabine worden door de maatschappij steeds in rekening gebracht en er is eveneens een supplement voor buitencabines. Een volledige namenlijst met opgave van geboortedatum en nummer identiteitskaart wordt ons ten laatste zes weken voor de eerste afvaart per e-mail overgemaakt.
Het verblijf
Om budgettaire redenen verblijven schoolgroepen liever in een jeugdherberg of vakantiecentrum, een studenten- of budgethotel* maar in het laagseizoen zijn een toeristenhotel** of zelfs een comforthotel*** ook dikwijls betaalbaar. Budgethostels in Londen zijn heel ‘basic’, soms met eigen sanitair, soms met gemeenschappelijk sanitair op de gang en het ontbijt is er dikwijls karig. Gelijkwaardige jeugdherbergen, hotels of gastgezinnen kunnen naargelang de locatie, de periode en de bezettingsgraad totaal verschillende tarieven en annuleringsvoorwaarden hanteren die gevoelig van elkaar kunnen verschillen. Er wordt dus steeds een prijs berekend op basis van de beschikbare accommodatie en toegepaste tarieven op de gekozen reisdata. Sommige hotels en hostels aanvaarden geen groepsverblijf van slechts 1 nacht op vrijdag of zaterdag, noch heel grote groepen en bijna alle eisen bij aankomst een financiële waarborg per persoon (in cash of per kredietkaart) die bij vertrek integraal wordt terugbetaald indien geen schade wordt vastgesteld. Het is overal de regel dat niet belegde bedden in een kamer voluit worden aangerekend.
Een verblijf bij een geselecteerd gastgezin (min. 2 nachten, soms ook min. 3 nachten) met 2 tot 5 leerlingen per gezin, is gezien het vol pension zeer budgetvriendelijk en een formule die de begeleidende leerkrachten een grotere flexibiliteit biedt. Let wel dat de tarieven op basis zijn van jongeren tot en met 17 jaar; leerlingen van 18 worden als volwassenen beschouwd en verblijven aan een iets hoger tarief evenals de bijkomende begeleiders (boven de 1 / 10 verhouding). Deze regeling is heel strikt voor gastgezinnen en ook voor jeugdherbergen. Bij bevestiging zou derhalve de namenlijst der leerlingen met geboortedatum moeten toegestuurd worden.
Groepstarieven gelden meestal vanaf 15, soms vanaf 20 deelnemers. Leerlingen en studenten verblijven doorgaans in meerpersoonskamers met gemeenschappelijk sanitair en douches of met volledig sanitair op de kamers (keuze volgens budget). Lakens zijn er steeds voorzien, handdoeken meestal niet (behalve in ***hotels). Leerkrachten krijgen in de regel een dubbele kamer met eigen voorzieningen, maar in enkele jeugdherbergen kan daar uitzonderlijk van afgeweken worden. Voor enkele kamers wordt echter steeds een supplement aangerekend alsook voor de bijkomende volwassenen (meer dan 1 per 10 leerlingen). Half pension start bij het avondmaal voorafgaand aan de eerste overnachting in het hotel, de jeugdherberg of bij het gastgezin en eindigt bij het ontbijt na de laatste overnachting. Bij vol pension wordt, tenzij anders bepaald, een lunchpakket meegegeven na het ontbijt. Let wel dat overal (jeugdherbergen, hotels, gastgezinnen, …) een algemeen rookverbod geldt en een verbod op alcoholconsumptie voor minderjarigen.
Opties worden best voor een geschat maximum aantal deelnemers genomen; verminderen kan eenvoudig, maar een kamer bij krijgen is soms heel moeilijk. Let wel dat een verkregen optie niet steeds een garantie is dat de plaatsen niet worden ingenomen door iemand anders die eerder bevestigt. Eens definitief gereserveerd kan heel dikwijls tot 6 weken voor vertrek nog een beperkt aantal deelnemers zonder kosten geannuleerd worden.
Het programma en de bezoeken
Het is absoluut noodzakelijk om kort na de bevestiging (en liefst nog vooraf) het programma definitief vast te leggen, zodat de juiste prijs voor het transport kan bepaald worden. Indien het programma een ommetje van b.v. honderd kilometer voorziet of een tolbrug, dan wordt dit uiteraard in het totaalbudget verrekend. De meeste bezoeken moeten trouwens ook lang bij voorbaat gereserveerd worden om de juiste ‘time slots’ te krijgen zodat de ganse timing van het programma niet in het gedrang zou komen. De vooropgestelde timing moet nauwgezet gevolgd worden en een vastgelegd bezoek op een bepaald uur heeft voorrang op elke andere activiteit. Je kan een bevestigd bezoek ook niet zo maar op het laatste ogenblik annuleren want ook bij een ‘no show’ worden de toegangen steeds aangerekend.
De toegangen zijn nooit in de prijzen begrepen en worden - tenzij anders bepaald - steeds door u ter plaatse geregeld. Heel wat bezoeken zijn voor leerlingen van het secundair gratis of aan een verminderd tarief (meestal tot en met 15, soms tot 17 jaar). Wij reserveren voor zover mogelijk alle bezoeken binnen uw pedagogisch programma, maar soms moet het door de school gebeuren om een verminderd tarief te verkrijgen of om gratis toegelaten te worden. Weet ook dat toegangsprijzen variëren volgens leeftijdsgroep, steeds kunnen aangepast worden en er heel uiteenlopende regels zijn. Soms zijn leerkrachten gratis, soms slechts enkele en soms moeten ze de volle toegangsprijs betalen. Sommige bezoeken moeten bij hun reservatie volledig betaald worden door de school zelf om de sterk gereduceerde schooltarieven te krijgen (b.v. de Tower of London, het kasteel van Versailles, e.a.) of eenvoudig om de reservatie van de bezoektijd te kunnen behouden.
Ook biljetten voor musical, concert, toneel of sportmanifestaties moeten bij reservatie volledig betaald worden om van de gunstige tarieven te kunnen genieten maar zijn wegens hun bijzonder laag tarief na bevestiging niet meer annuleerbaar.
Prijzen, betalingen en reisdocumenten
De basisbudgetten na aanvraag, zijn in de eerste plaats als richtlijn bedoeld, op basis van een programmavoorbeeld in de brochure (zonder toegangen) en rekening houdend met de vreemde muntenkoers op 15.07.19. Zij vormen nog geen totaalpakket met alles erop en eraan en omvatten enkel het transport en het verblijf op de gekozen datum voor een bepaald aantal deelnemers. Elke school- of studiereis is immers op maat gesneden in functie van de reisdata, het juiste aantal leerlingen en volwassenen, de kamer- en cabineverdeling, de gekozen en/of beschikbare accommodatie, het definitieve programma, de transportkeuze, de reisweg en de uitstappen zodat het uiteindelijk totaalbudget kan afwijken van de basisrichtprijzen. Elke dienstverlening (transport, verblijf, bezoeken, stages, taallessen) wordt immers afzonderlijk voor uw groep bekeken en berekend.
Slechts na betaling van het gevraagde voorschot kan de optie omgezet worden in een definitieve reservatie en kan de bevestiging worden overgemaakt. Voor sommige periodes kunnen de verkregen opties zeer kort zijn zodat heel vlug definitief moet bevestigd worden. Het saldo voor alle groepsreizen moet ten laatste 6 weken voor de afreis worden voldaan. Dan pas kunnen de reisdocumenten en biljetten op kantoor afgehaald worden. Zij kunnen op uitdrukkelijk verzoek, doch op verantwoordelijkheid van de opdrachtgever, per post verstuurd worden. Transport- en toegangsbiljetten die niet werden afgehaald, worden voor de veiligheid op kosten van de bestemmeling per koerierdienst verstuurd.
Reisdocumenten en verzekeringen
Belgen hebben voor onze extra-muros activiteiten binnen de Schengenzone van de E.U. slechts een geldige identiteitskaart nodig en voor minderjarigen een door de ouders of voogd ondertekende toelating om naar het buitenland te reizen. Voor niet-Belgen consulteert u steeds de consulaire diensten van het thuisland alsook de ambassade of het consulaat van het te bezoeken land welke reisdocumenten vereist worden en of een visumplicht voorhanden is. Alle reisdocumenten worden best lang vooraf gecontroleerd en moeten steeds geldig zijn tot drie maanden na de terugreis.
Vergewis u steeds of de individuele en groepsverzekeringen wel in orde zijn en voldoende dekking bieden: ziekteverzekering langs mutualiteit, ongevallenverzekering (en eventueel annuleringsverzekering) van de school (maatschappij op de hoogte brengen), of de aansprakelijkheidsverzekering afgesloten door de ouders (‘familiale’). Annuleringen om welke reden ook, ongevallen, ziektes of voorvallen die tot annulering van een deelnemer zouden kunnen leiden, moeten onmiddellijk na kennisname gemeld worden zodat de kosten kunnen beperkt worden.
Gratis begeleiding
Tenzij anders vermeld in de prijslijst of de overeenkomst, kan bij busreizen maximaal 1 leerkracht gratis mee per 10 leerlingen, bij een treinreis 1 per 15 en bij een vliegreis 1 per 20 en dit op basis van accommodatie in kamers van 2 of 3. Deze regel geldt enkel voor leerkrachten die hun leerlingen pedagogisch begeleiden. Leerlingen, stagiairs of andere volwassenen komen hiervoor niet in aanmerking. Een andere regeling kan op aanvraag in de overeenkomst worden bepaald.
Conform Art.36 van de Reiscontractenwet is E.L.S. door Europese Goederen en Reisbagage Verzekeringsmaat-schappij n.v., Tweekerkenstraat 14, 1000 Brussel, verzekerd om bij financieel onvermogen zijn verplichtingen jegens de reiziger na te komen.